Aanbetaling en annulering zonder gedoe afspreken

Een bedrijfsfeest voor tachtig personen wordt elf dagen van tevoren afgezegd. De zaal was geblokkeerd, het personeel ingepland, de dranken besteld. De klant vindt het heel vervelend en gaat ervan uit dat er niets in rekening wordt gebracht.

Of dat gesprek pijnlijk wordt, is op dat moment al beslist — namelijk toen je de offerte stuurde.

Waarom het vaak niet goed staat

Bijna iedereen die events verkoopt, herkent de aarzeling: voorwaarden over aanbetaling en annulering voelen alsof je uitgaat van problemen, precies op het moment dat je het gunnen wilt winnen.

Maar de klant leest dat niet zo. Voor hem is een staffel gewoon informatie, net als de prijs. Wat wél wantrouwen wekt, is een voorwaarde die pas opduikt nadat er iets misgaat.

Een staffel die redelijk is

Deze verhoudingen zijn in de branche gebruikelijk en worden zelden ter discussie gesteld — mits ze in de offerte stonden die iemand ondertekende.

De aanbetaling doet het meeste werk

Een aanbetaling van 25 tot 50 procent bij ondertekening doet drie dingen tegelijk: het dekt je inkoop, het bevestigt dat de boeking echt is, en het maakt een latere annulering bespreekbaar zonder dat je een factuur voor niets hoeft te sturen.

Er is een tweede reden, die minder vaak genoemd wordt. Een datum die is aanbetaald, wordt zelden "vergeten" — terwijl een optie zonder aanbetaling wekenlang in je agenda kan blijven staan voor een event dat de klant allang heeft afgeblazen.

Definitieve aantallen horen erbij

De derde afspraak die vaak ontbreekt: tot wanneer kan het aantal personen omlaag? Zonder die datum krijg je twee dagen van tevoren een correctie van tachtig naar zestig, terwijl de inkoop al binnen is.

Gebruikelijk is: definitieve aantallen uiterlijk vijf werkdagen vooraf, en naar beneden bijstellen tot maximaal tien procent. Omhoog mag altijd, zolang de zaal het aankan.