Kennisbank voor eventprofessionals
Praktische verhalen over aanvragen, offertes, ticketverkoop en facturatie — geschreven voor iedereen die events regelt naast al het andere werk.
Waarom de snelste offerte bijna altijd de opdracht wint
Wie binnen een dag reageert op een aanvraag, wint aanzienlijk vaker de opdracht. Dit is waar die tijd in de praktijk verdwijnt — en hoe je hem terugpakt.
OffertesDe anatomie van een offerte die wél getekend wordt
Twee offertes met dezelfde prijs en dezelfde zaal krijgen zelden hetzelfde antwoord. Dit is wat er in de gewonnen versie staat.
Uit de praktijkWaarom een op de vijf aanmeldingen niet komt opdagen
Bij gratis evenementen komt vaak maar 70 tot 80 procent van de aanmeldingen daadwerkelijk. Wat no-shows veroorzaakt, en wat er echt tegen helpt.
FacturatieBtw op events: wanneer 9% en wanneer 21%
Zaalhuur, catering, entree en parkeren vallen niet in hetzelfde btw-tarief. Een praktisch overzicht voor wie offertes en facturen opmaakt.
OffertesAanbetaling en annulering zonder gedoe afspreken
Een annulering twee weken voor de datum kost je de zaal, het personeel en de inkoop. Dit is hoe je dat vooraf regelt zonder wantrouwen uit te stralen.
TicketverkoopZeven redenen waarom bezoekers hun ticket niet afrekenen
Gemiddeld haakt meer dan de helft van de bezoekers af tussen ticket kiezen en betalen. Dit zijn de plekken waar ze afvallen, en wat eraan te doen is.
AanvragenJe aanvraagformulier vraagt te veel
Elk extra veld op je aanvraagformulier kost je aanvragen. Dit is wat je echt nodig hebt om een goede offerte te maken, en wat kan wachten.
FacturatieWaarom je facturen te laat betaald worden
De gemiddelde eventfactuur staat 38 dagen open bij een betaaltermijn van 14. Dit zijn de oorzaken, en geen ervan is dat de klant niet wil betalen.
Uit de praktijkHet draaiboek dat je collega's daadwerkelijk lezen
De meeste draaiboeken zijn te lang om tijdens een event te gebruiken. Dit is hoe je er een maakt die op de vloer standhoudt.
Uit de praktijkDe zaalopstelling bepaalt of mensen meedoen
Theater, cabaret, U-vorm of carré — de opstelling stuurt hoeveel er gepraat wordt. Een praktisch overzicht met capaciteiten per persoon.
OffertesJe prijzen verhogen zonder klanten te verliezen
De meeste eventlocaties verhogen te laat en dan te veel in één keer. Hoe je het aanpakt, en wat je tegen bestaande klanten zegt.
TicketverkoopVroegboekkorting werkt alleen met een echte deadline
Ticketrondes verkopen niet doordat ze goedkoper zijn, maar doordat ze aflopen. Hoe je ze indeelt zonder je omzet weg te geven.
Uit de praktijkWaarom je elk jaar hetzelfde event opnieuw bouwt
De meeste eventorganisaties doen dezelfde bijeenkomst twintig keer per jaar en beginnen elke keer bij nul. Dit is wat je één keer vastlegt.
AanvragenWelke aanvragen je beter kunt weigeren
Niet elke aanvraag is een kans. Vier signalen dat een aanvraag je meer tijd gaat kosten dan hij oplevert, en hoe je vriendelijk nee zegt.
AanvragenDe rondleiding is je beste verkoopmoment
Wie de zaal heeft gezien, boekt aanzienlijk vaker. Hoe je een rondleiding opzet die verkoopt zonder dat het als verkopen voelt.
OffertesNabellen zonder dat het opdringerig wordt
De meeste offertes worden nooit opgevolgd, en dat is waar de meeste omzet blijft liggen. Een ritme dat werkt zonder dat je zeurt.
Uit de praktijkHoe lang moet je een datum in optie houden?
Opties blokkeren je agenda voor events die vaak niet doorgaan. Een werkbare termijn, en wat je doet als er een tweede aanvraag komt.
Uit de praktijkWaarom je cateringaantallen altijd net niet kloppen
Te veel inkopen kost marge, te weinig kost je reputatie. Hoe je tot een aantal komt dat wél klopt, en wie het risico draagt.
Uit de praktijkHoeveel personeel heb je echt nodig?
Te krap plannen kost je de avond, te ruim plannen kost je de marge. Richtlijnen per type event, en waar het meestal misgaat.
FacturatieEen annulering afhandelen zonder de klant kwijt te raken
De afspraken staan op papier, maar het gesprek moet je nog voeren. Hoe je factureert wat je toekomt en de relatie toch houdt.
FacturatieWeet je wat je arrangement echt kost?
Veel arrangementen zijn jaren geleden geprijsd en sindsdien alleen geïndexeerd. Hoe je een kostprijs opbouwt die klopt.
TicketverkoopHoe bepaal je de prijs van een ticket?
Kostprijs plus marge werkt niet bij evenementen. Vier manieren om tot een prijs te komen, en waarom de goedkoopste zelden de beste is.
TicketverkoopWat te doen als je uitverkocht bent
Uitverkocht is geen eindpunt maar een startpunt. Hoe je een wachtlijst gebruikt, en waarom je hem hoe dan ook moet hebben.
Uit de praktijkHybride events zijn twee events, niet anderhalf
Online deelnemers erbij nemen klinkt als een kleine toevoeging. In de praktijk vraagt het een eigen programma, eigen techniek en eigen bemensing.
Uit de praktijkDuurzaamheid die je gasten daadwerkelijk merken
Klanten vragen er steeds vaker naar. Dit zijn de maatregelen die echt verschil maken, en degene die vooral goed klinken.
Uit de praktijkDe rij bij de incheck is een ontwerpprobleem
De eerste tien minuten bepalen hoe je event wordt beoordeeld. Waar wachtrijen vandaan komen en hoe je ze wegontwerpt.
Uit de praktijkWie belt de cateraar als het misgaat?
Bij een event werken vaak vijf partijen tegelijk. Zonder afspraken over wie wat beslist, komt elk probleem bij jou terecht.
Uit de praktijkEen enquête die wél wordt ingevuld
De meeste evaluaties halen geen tien procent respons en leveren cijfers op waar je niets mee kunt. Vijf vragen die wel werken.
AanvragenDe tweede boeking is goedkoper dan de eerste
Een bestaande klant kost een fractie van wat een nieuwe kost. Toch gaat bijna alle aandacht naar binnenhalen in plaats van behouden.
TicketverkoopWat er op je eventpagina moet staan
Bezoekers beslissen in vijftien seconden of ze doorlezen. Dit is de volgorde waarin ze informatie zoeken, en wat ze missen.
FacturatieWaarom je aanbetaling te laat binnenkomt
Een aanbetaling die pas na drie herinneringen binnen is, kost je meer dan geld. Hoe je hem onderdeel van het tekenen maakt.
OffertesWat te doen met januari en juli
Elke eventlocatie heeft maanden waarin het stil is. Vier manieren om die te vullen zonder je tarieven permanent te verlagen.
Uit de praktijkOverstappen naar nieuwe software zonder alles stil te leggen
De grootste angst bij een nieuw systeem is dat lopende events in de war raken. Een volgorde die dat voorkomt.
Van aanvraag tot factuur in één platform
Probeer MiceBird veertien dagen gratis. Je aanbod erin, je huisstijl eromheen — zonder implementatietraject.
