Hoe lang moet je een datum in optie houden?

Een klant vraagt of je 14 november even vast kunt houden. Je zegt ja, want het is een serieuze aanvraag en je wilt behulpzaam zijn. Zes weken later staat de datum er nog steeds als optie, heb je twee andere aanvragen voor diezelfde dag afgewezen, en blijkt het event niet door te gaan.

Dit is een van de duurste gewoontes in de branche, en hij ontstaat uit vriendelijkheid.

Waarom een optie zonder termijn niet werkt

Een optie is een gunst zonder verplichting. Voor de klant kost hij niets: hij houdt een mogelijkheid open. Voor jou kost hij alles: je kunt de datum niet verkopen, en je weet niet wanneer dat verandert.

Zonder afgesproken einddatum is de prikkel om te beslissen weg. Sterker nog: hoe langer de optie loopt, hoe groter de kans dat het event verandert, uitgesteld wordt of sneuvelt.

Een termijn die werkt

Voor de meeste locaties werkt dit:

• Tot drie maanden voor de datum: optie van veertien dagen
• Binnen drie maanden: optie van zeven dagen
• Binnen een maand: optie van drie dagen, of geen optie

De logica is simpel: hoe dichter de datum, hoe waardevoller hij is en hoe kleiner de kans dat je hem opnieuw verkoopt. Noem de einddatum expliciet in dezelfde mail waarin je de optie bevestigt, met dag en datum. "Twee weken" is vaag; "tot en met dinsdag 12 maart" is een afspraak.

Wat je doet bij een tweede aanvraag

Dit is waar het spannend wordt, en waar de meeste ruzies ontstaan. De regel die in de branche gebruikelijk is en die vrijwel iedereen redelijk vindt:

Bij een tweede serieuze aanvraag voor dezelfde datum bel je de optiehouder en geef je hem vierentwintig tot achtenveertig uur om te beslissen. Tekent hij, dan is de datum van hem. Tekent hij niet, dan gaat de datum naar de tweede partij.

Dit werkt alleen als je het vooraf hebt gezegd. Zet het in de mail waarin je de optie bevestigt, in één zin: "Komt er een tweede aanvraag voor deze datum, dan bellen we je en krijg je 48 uur om te beslissen."

Onderscheid een optie van een interesse

Niet elke vraag om een datum vast te houden is een optie. Er zit een groot verschil tussen "kunnen jullie 14 november vasthouden, we ronden de begroting af" en "we oriënteren ons nog, maar houd hem even in gedachten".

Het tweede is geen optie maar interesse, en het hoort niet in je agenda te staan als blokkade. Noteer het als aanvraag, niet als reservering.

Het verschil is te toetsen met één vraag: is er een datum waarop je een beslissing verwacht? Wie daar geen antwoord op heeft, is nog aan het oriënteren — en dan is een optie van twee weken een gunst waar niemand wat aan heeft.

De optie die vanzelf verloopt

Het mooiste is een optie die zichzelf opruimt. Zet de einddatum in je systeem en laat er een herinnering op staan — voor jezelf, en idealiter ook voor de klant.

Een automatische mail op dag twaalf ("je optie voor 14 november loopt dinsdag af") doet twee dingen tegelijk: hij geeft de klant een laatste kans zonder dat jij het ongemakkelijke gesprek hoeft te voeren, en hij zorgt dat je agenda vanzelf weer klopt als er niets gebeurt.