Waarom een op de vijf aanmeldingen niet komt opdagen

Je hebt 120 aanmeldingen, je bestelt catering voor 120, en er komen er 94. Je hebt betaald voor 26 lunches die niemand opeet, en de zaal staat te ruim opgesteld.

Bij gratis evenementen is een opkomst van 70 tot 80 procent eerder regel dan uitzondering. Dat is geen desinteresse — het is wat er gebeurt als aanmelden niets kost en niets vraagt.

Waar no-shows vandaan komen

Aanmelden kostte geen moeite. Een formulier van tien seconden levert een aanmelding op waar nauwelijks een beslissing achter zit. Iemand meldt zich aan "voor het geval dat", en die intentie overleeft de eerste agendaconflict niet.

Er zat te veel tijd tussen. Wie zich zes weken van tevoren aanmeldt, is het event tegen die tijd vergeten, of het staat niet in de agenda die hij dagelijks bekijkt.

Het was onduidelijk wat het opleverde. "Netwerkborrel" zegt niets over wat iemand misloopt. Een programma met namen en onderwerpen geeft een reden om te komen.

Afmelden kon niet. Als afzeggen omslachtiger is dan wegblijven, blijven mensen weg. En dan weet je het ook niet, terwijl een afmelding je een plek oplevert voor de wachtlijst.

Wat helpt

Die laatste is de krachtigste en de meest onderschatte. Een bedrag van tien euro — al is het verrekenbaar of doneer je het aan een goed doel — verandert aanmelden van een impuls in een beslissing. Bij veel organisatoren gaat de opkomst daarmee naar boven de negentig procent.

Reken met de opkomst die je echt hebt

Zolang je no-shows niet kunt uitsluiten, kun je er wel op plannen. Houd per type event bij hoeveel procent kwam opdagen. Na drie edities heb je een getal waar je catering en opstelling op kunt baseren, in plaats van op het aantal aanmeldingen.

Een no-show is zelden iemand die je event niet de moeite waard vond. Het is meestal iemand die zich heeft aangemeld en daarna niets meer van je hoorde.