Het draaiboek dat je collega's daadwerkelijk lezen

Het draaiboek is veertien pagina's, keurig opgemaakt, en tijdens het event kijkt niemand erin. De barmedewerker vraagt hoe laat de speech is. De technicus belt over een microfoon die in bijlage B staat. Jij bent de hele avond de zoekfunctie.

Dat ligt niet aan je collega's. Een document van veertien pagina's is niet gemaakt om staand, in een halfdonkere zaal, met een dienblad in je hand te raadplegen.

Eén tijdlijn, geen hoofdstukken

Een draaiboek dat op de vloer werkt, is één doorlopende lijst op tijd, van opbouw tot afbouw. Geen secties per afdeling — die dwingen iedereen tussen pagina's te springen om te zien wat er op hetzelfde moment gebeurt.

Per regel vier dingen: hoe laat, wat, wie, waar. Alles wat daar niet in past, hoort in een bijlage die tijdens het event niemand nodig heeft.

Schrijf de namen op, niet de rollen

"Techniek" is niemand. "Mark" is iemand die je kunt aanspreken. Zet er telefoonnummers bij van de vier mensen die er tijdens het event echt toe doen — inclusief de contactpersoon van de klant, want de helft van de vragen op de avond zelf gaat over iets wat alleen hij weet.

Zet erin wat er misgaat

Het deel dat meestal ontbreekt, is het deel dat het meest wordt geraadpleegd:

• Wie beslist als het programma uitloopt?
• Wat doen we bij regen, als er een buitenonderdeel is?
• Wie belt de cateraar als er twintig gasten meer zijn?
• Waar liggen de reservemicrofoons?

Vier regels. Ze schelen tijdens het event tien telefoontjes naar jou.

Eén pagina, op de telefoon

Print het niet als document maar als lijst die op een telefoonscherm leesbaar is. Je collega's hebben hun telefoon bij zich en je papieren draaiboek ligt achter de bar.

De test is simpel: kan iemand die er om 17:00 bij komt, in dertig seconden zien wat hij om 17:30 moet doen? Zo niet, dan is het nog steeds een document en geen draaiboek.