Waarom je elk jaar hetzelfde event opnieuw bouwt

Vraag een eventlocatie hoeveel verschillende soorten events ze doen en het antwoord is "heel veel". Kijk een jaar mee in de agenda en het zijn er vijf: de vergadering met lunch, het bedrijfsfeest, het congres, het diner, en de borrel.

Alles daarbinnen verschilt in datum, aantal en naam. De opbouw is elke keer dezelfde — en wordt elke keer opnieuw bedacht.

Wat er elke keer opnieuw gebeurt

Voor de twintigste vergadering met lunch dit jaar wordt opnieuw uitgezocht welke zalen geschikt zijn, opnieuw de prijs van het arrangement opgezocht, opnieuw een offerte opgemaakt naar het model van de vorige, opnieuw een draaiboek geschreven, en opnieuw bedacht welke mail de deelnemers vooraf krijgen.

Bij elkaar makkelijk twee uur. Twintig keer per jaar is dat vijf werkweken aan werk dat niemand ooit heeft besloten opnieuw te doen.

Wat één keer vastleggen oplevert

Een sjabloon voor een terugkerend type event legt vast wat niet verandert:

• welke zalen en opstellingen in aanmerking komen
• het standaardarrangement met de juiste prijzen en btw-tarieven
• de offertetekst en de voorwaarden
• het draaiboek met de vaste tijdsblokken
• de mails: bevestiging, herinnering, bedankje achteraf

Wat wel verandert — datum, aantal personen, contactpersoon, bijzonderheden — vul je per event in. Dat is tien minuten in plaats van twee uur.

Het echte voordeel is niet de tijd

Tijdwinst is de zichtbare opbrengst. De grotere is dat de kwaliteit niet meer afhangt van wie het toevallig oppakt.

Een collega die er vier maanden werkt, levert met een sjabloon hetzelfde als jij: dezelfde voorwaarden, dezelfde btw-tarieven, dezelfde bevestigingsmail. Zonder sjabloon levert hij zijn eigen interpretatie van wat hij in de vorige offerte zag staan — inclusief de fout die daar toevallig in stond.

Begin bij het type dat je het vaakst doet

Niet bij het ingewikkeldste. Het meest voorkomende type levert de meeste tijd op en is het best uitgekristalliseerd, want je hebt het al honderd keer gedaan.

Doe er één, gebruik hem een maand, en pas hem aan op de punten waar je hem elke keer toch handmatig wijzigde. Dat is meteen het onderhoud dat een sjabloon nodig heeft.