Hoeveel personeel heb je echt nodig?

Personeel is bij de meeste eventlocaties de grootste variabele kostenpost én de belangrijkste factor in hoe een avond wordt beoordeeld. Eén medewerker te weinig bij de garderobe en de eerste indruk is een rij; één te veel achter de bar en je marge op de avond verdampt.

Toch wordt de bezetting vaak bepaald op gevoel, en het gevoel van de planner is meestal gebaseerd op de vorige keer — inclusief wat daar misging.

Richtlijnen om van te beginnen

Deze verhoudingen zijn gangbaar in de branche. Ze zijn een startpunt, geen wet: je eigen locatie, je menu en je gastenprofiel kunnen elk een reden zijn om ervan af te wijken.

De twee waar het meestal misgaat staan onderaan. Garderobe en afwas zijn onzichtbaar in de begroting en pijnlijk zichtbaar op de avond zelf.

Piek is niet gemiddeld

De klassieke fout is plannen op het gemiddelde. Een borrel van drie uur met honderd gasten klinkt als rustig werk, maar de eerste veertig minuten komt iedereen tegelijk binnen: jas afgeven, eerste drankje, eerste hapje.

Plan die piek apart. Twee extra mensen die alleen het eerste uur werken kosten je weinig en bepalen hoe de hele avond wordt herinnerd — want de rij bij binnenkomst is het eerste wat een gast van je locatie ziet.

Reken de wisselmomenten mee

Van receptie naar diner, van diner naar feest: die wissels zijn de arbeidsintensiefste momenten van de avond en ze staan zelden in de planning.

Een zaalwissel voor honderd personen is twee tot drie mensen, twintig tot dertig minuten. Gebeurt dat tijdens de borrel, dan heb je die mensen niet op de vloer. Zet de wissel dus in het draaiboek met een eigen bezetting, niet als iets wat "er tussendoor" gebeurt.

Vaste mensen op de kritieke plekken

Niet elke positie is inwisselbaar. Bij de meeste events zijn er drie plekken waar ervaring het verschil maakt: de persoon die de zaal aanstuurt, de persoon achter de bar op het drukste moment, en degene die contact heeft met de klant.

Zet daar je vaste mensen neer en vul de rest aan met flexkrachten. Omgekeerd — een ervaren kracht op de garderobe en een uitzendkracht als zaalverantwoordelijke — is de indeling die avonden laat ontsporen.

Dat betekent ook dat je je planning niet puur op aantallen kunt maken. Acht mensen van wie er zes voor het eerst zijn, is een andere bezetting dan acht mensen die elkaar kennen, ook al staat er hetzelfde getal.

De stille kosten

Drie dingen die structureel buiten de begroting vallen en toch elke keer betaald worden:

Opbouw en afbouw. Bij een gemiddeld event samen twee tot vier uur, vaak door mensen die al een dienst hebben gedraaid.

Briefing. Vijftien minuten voor aanvang, met iedereen. Het is de goedkoopste maatregel tegen fouten die er bestaat en hij verdwijnt als eerste als het krap wordt.

Uitloop. Een feest dat een uur langer duurt, duurt voor je personeel anderhalf uur langer. Spreek daarom vooraf af tot hoe laat, en wat het kost daarna — dat gesprek voer je liever bij het tekenen dan om half twee 's nachts.