Een enquête die wél wordt ingevuld

Twee dagen na het event gaat er een enquête uit met vijftien vragen. Er komen elf reacties op tweehonderd deelnemers, waarvan negen van mensen die het geweldig vonden.

Op basis daarvan concludeer je dat het event geslaagd was. Dat kan kloppen, maar je weet het niet — want de tachtig mensen die halverwege vertrokken, hebben je formulier niet ingevuld.

Waarom de respons laag is

Hij komt te laat. Twee dagen later zit iemand alweer in de volgende week. De herinnering is vaag en de motivatie weg.

Hij is te lang. Elke vraag kost respondenten. Bij meer dan vijf vragen haakt een groot deel af op het moment dat de scrollbalk zichtbaar wordt.

Hij vraagt naar dingen waar de invuller niets aan heeft. Vragen over de zaalakoestiek en de bewegwijzering zijn voor jou nuttig en voor de deelnemer oninteressant.

Er is geen zichtbaar gevolg. Wie vorig jaar heeft ingevuld en nooit iets terugzag, vult dit jaar niet meer in.

Vraag het terwijl ze er nog zijn

De hoogste respons haal je op het event zelf, in de laatste tien minuten. Een QR-code op het scherm, één vraag, klaar. Dertig tot vijftig procent respons is dan normaal, tegen vijf tot tien procent voor een mail achteraf.

Het nadeel is dat je alleen de mensen bereikt die tot het eind bleven. Vandaar de combinatie: één vraag op de zaal, en een korte mail achteraf voor de rest.

Vijf vragen die genoeg zijn

1. Zou je dit event aanbevelen aan een collega? (0–10) — één getal dat je over jaren kunt vergelijken.
2. Wat was het meest waardevolle onderdeel? (open) — hier staat wat je moet behouden.
3. Wat zou je de volgende keer anders doen? (open) — hier staat je verbeterpunt, vaak letterlijk.
4. Hoe beoordeel je de locatie en catering? (1–5) — de praktische kant.
5. Mogen we je op de hoogte houden van de volgende editie? (ja/nee + e-mail) — de enige vraag die iets oplevert dat je direct kunt gebruiken.

Die twee open vragen leveren meer bruikbare informatie op dan tien schaalvragen samen. Cijfers vertellen je dát er iets niet klopte; de open antwoorden vertellen je wát.

Meet ook wie níét reageerde

Een respons van dertig procent betekent dat zeventig procent zweeg, en dat zwijgen is zelden willekeurig. Wie tevreden was en wie boos was, vult in. Wie het middelmatig vond, doet dat meestal niet.

Dat betekent dat je gemiddelde waardering bijna altijd te hoog uitvalt. Houd daar rekening mee voordat je op basis van een 8,4 concludeert dat alles goed ging.

Een praktische correctie: kijk niet alleen naar het cijfer maar naar het aandeel dat überhaupt reageerde. Een 7,8 met veertig procent respons zegt meer over je event dan een 8,6 met acht procent.

Laat zien wat je ermee doet

De krachtigste manier om de respons volgend jaar te verhogen is dit jaar terugkoppelen. Eén alinea in de aankondiging van de volgende editie: "vorig jaar vroegen jullie om meer tijd tussen de sessies — dit jaar duren de pauzes twintig minuten in plaats van tien."

Dat is meteen het beste bewijs dat invullen zin heeft, en het kost je één zin.