Weet je wat je arrangement echt kost?

Vraag een eventlocatie wat het vergaderarrangement kost en je krijgt de verkoopprijs. Vraag wat het de locatie zelf kost, en het wordt stil — of je krijgt een getal dat iemand ooit heeft uitgerekend en dat sindsdien jaarlijks met een paar procent is opgehoogd.

Dat is hoe arrangementen jarenlang onder de kostprijs kunnen blijven staan zonder dat iemand het merkt. De omzet groeit, de marge niet.

Wat er in een kostprijs hoort

Neem een dagarrangement van vijfenzestig euro per persoon: zaal, koffie en thee de hele dag, een lunch, en een borrel na afloop.

Dat lijkt een marge van vierendertig euro. Maar hier zitten nog geen overhead, geen no-shows, geen verkooptijd en geen betalingsrisico in. Reken die mee en de werkelijke marge ligt aanzienlijk lager dan de helft.

De posten die iedereen vergeet

Verkooptijd. Twee tot vier uur per aanvraag, waarvan het merendeel aan aanvragen die niets worden. Bij een conversie van dertig procent draagt elke boeking de kosten van twee verloren aanvragen.

No-shows en krimp. Je koopt in op het gegarandeerde aantal, maar je bezetting plan je vaak op het verwachte aantal. Het verschil is loon dat je betaalt voor gasten die er niet zijn.

Opbouw en afbouw. Zelden in het arrangement opgenomen, altijd gemaakt.

Betalingstermijn. Een factuur die achtendertig dagen openstaat terwijl je leveranciers binnen veertien dagen betaald willen worden, is werkkapitaal dat jij voorschiet.

Reken per dagdeel, niet per event

Een tweede blinde vlek: de meeste locaties rekenen per event, terwijl de capaciteit per dagdeel wordt verbruikt. Een vergadering van negen tot twaalf en een vergadering van negen tot vijf gebruiken dezelfde zaal op dezelfde dag, maar de tweede blokkeert ook je middag.

Zodra je per dagdeel rekent, zie je dingen die anders verborgen blijven. Een groep van acht personen die een hele dag een zaal voor dertig bezet, is zelden rendabel — niet vanwege de groep, maar vanwege de zaal die je niet aan iemand anders kon verkopen. Dat is een reden voor een minimumafname, niet voor een hogere prijs per persoon.

Toets je prijs aan drie scenario's

Als je kostprijs klopt, kun je hem gebruiken om beslissingen te toetsen die anders op gevoel gaan:

• De volle zaal. Bij maximale bezetting: hoeveel houd je over per dagdeel?
• De halve zaal. Bij vijftig procent: draai je dan nog quitte?
• De uitzondering. De klant die vraagt om tien procent korting — hoeveel van je marge is dat werkelijk?

Die laatste is de leerzaamste. Tien procent van de verkoopprijs klinkt bescheiden, maar op een marge van dertig procent is het een derde van wat je overhoudt. Dat is het verschil tussen een concessie en een verliespost, en zonder kostprijs zie je het niet.

Waarom dit meer is dan boekhouden

Een kostprijs die klopt verandert hoe je verkoopt. Je weet welke arrangementen je kunt weggeven om een boeking binnen te halen en welke je nooit moet korten. Je weet of die groep van twaalf personen op een dinsdag rendabel is of dat je hem beter kunt doorverwijzen. En je weet welk onderdeel je moet aanpassen als een klant onder je prijs wil.

Zonder die kennis onderhandel je in het donker. Dan is korting geven altijd eng en vasthouden aan de prijs ook — want je weet niet welk van de twee je je kunt veroorloven.