Btw op events: wanneer 9% en wanneer 21%

Een evenementenfactuur bevat zelden één tarief. Zaalhuur, eten, drinken, entreegeld en parkeren volgen elk hun eigen regel, en de combinatie ervan is waar het misgaat — meestal pas bij de jaarafsluiting, als corrigeren duurder is dan het goed doen.

Dit artikel is een praktisch overzicht, geen fiscaal advies. Bij twijfel is je accountant degene die naar jouw specifieke situatie kijkt.

De hoofdregels

Waar het in de praktijk misgaat

Het all-in arrangement. Een vergaderarrangement van € 65 per persoon met zaal, koffie, lunch en een borrel bevat minstens drie tarieven. Wie het als één regel tegen 21% factureert, draagt te veel af. Wie het tegen 9% factureert, krijgt een naheffing.

De borrel na afloop. Bij een diner met 9%-eten en 21%-drank is de verhouding tussen beide bepalend. Zet ze als aparte regels op de offerte, dan klopt de factuur automatisch en ziet de klant ook wat hij precies afneemt.

Entreegeld. Het lage tarief geldt voor de toegang tot bepaalde culturele en sportevenementen. Een zakelijk congres of een besloten bedrijfsfeest valt daar niet onder.

Zet het vast in je aanbod, niet in je hoofd

De praktische oplossing is dat je het tarief niet per offerte bepaalt, maar één keer per product. Leg bij elk item in je aanbod — elke zaal, elk arrangement, elke drankenkaart — het juiste tarief vast. Een offerte die je daaruit samenstelt rekent het totaal dan vanzelf per tarief uit, en de factuur die eruit volgt klopt zonder dat iemand het nog nakijkt.

Het scheelt niet alleen correcties. Het scheelt vooral het gevoel dat je bij elke factuur opnieuw moet nadenken over iets wat je al een keer hebt uitgezocht.