Wat te doen als je uitverkocht bent

Uitverkocht voelt als de perfecte uitkomst, en meestal is het dat ook. Maar de dagen daarna bepalen of je er echt het maximale uit haalt — want na "uitverkocht" gebeurt er nog van alles.

Mensen zeggen af. Mensen komen niet opdagen. En er blijven kaarten gezocht worden door precies de mensen die je graag had gehad.

Zet altijd een wachtlijst open

Een uitverkochte pagina met alleen het woord "uitverkocht" is een gemiste kans. Wie daar landt, wilde komen. Dat is de meest gemotiveerde bezoeker die je hebt, en je laat hem zonder iets weggaan.

Een wachtlijst kost je één formulierveld en levert drie dingen op:

Je vangt annuleringen op. Bij vrijwel elk event komen er kaarten terug. Zonder wachtlijst moet je die opnieuw in de markt zetten; met wachtlijst mail je vijf mensen en is het binnen een uur opgelost.

Je meet de echte vraag. Vijfentwintig mensen op de wachtlijst bij een zaal van tweehonderd is een sterk argument voor een grotere zaal volgend jaar. Of voor een tweede datum.

Je bouwt je lijst voor de volgende editie. Deze mensen wilden komen en konden niet. Zij zijn je beste publiek voor de aankondiging van de volgende keer.

Overboeken: wel of niet?

Bij gratis events is overboeken gangbaar, omdat de no-show daar structureel tussen de twintig en dertig procent ligt. Bij betaalde events ligt dat anders: wie betaald heeft komt meestal, en iemand wegsturen die een geldig kaartje heeft is een reputatieprobleem dat je niet wilt.

Een middenweg die werkt: overboek alleen als je een uitwijk hebt. Een extra rij stoelen, een overloopruimte met een scherm, of staanplaatsen achterin. Dan is de vraag "wat als ze allemaal komen" beantwoord voordat hij zich voordoet.

Maak de wachtlijst zelf een verkoopmoment

Een wachtlijst is een lijst van mensen die al ja hebben gezegd. Dat is de makkelijkste doelgroep die je ooit zult hebben, en de meeste organisatoren gebruiken hem alleen als er toevallig iets vrijkomt.

Er is meer mee te doen. Een tweede sessie op dezelfde dag, een livestream voor wie er niet bij kan zijn, of simpelweg de aankondiging van de volgende editie een week eerder dan de rest: alle drie kosten je weinig en spreken precies de mensen aan die het al wilden.

Bij events die structureel uitverkopen is de wachtlijst vaak het beste argument om volgend jaar een grotere zaal te huren — met cijfers in plaats van een gevoel.

Laat mensen hun ticket teruggeven

De simpelste manier om annuleringen terug te krijgen is het makkelijk maken. Een link in de bevestigingsmail waarmee iemand zijn ticket kan teruggeven, eventueel tegen een klein bedrag aan administratiekosten.

Zonder die mogelijkheid gebeurt er iets wat je niet wilt: mensen verkopen hun kaartje onderhands door, of ze komen simpelweg niet. In beide gevallen loop jij de kans mis om de plek opnieuw te vullen, en verlies je het zicht op wie er binnenkomt.

Met een teruggaveknop krijg je die plek terug, kun je de wachtlijst bedienen, en weet je precies wie er in de zaal zit. Dat laatste is bij een besloten of zakelijk event geen detail maar een vereiste.