Wie belt de cateraar als het misgaat?

Een gemiddeld event heeft een locatie, een cateraar, een technisch bedrijf, een fotograaf en soms een decorateur. Vijf partijen, vijf contactpersonen, vijf eigen planningen.

Op papier werkt dat prima. In de praktijk loopt elke vraag die zich op de dag zelf voordoet via één persoon — en dat ben jij, ongeacht of dat was afgesproken.

Bepaal vooraf wie waarover gaat

De vraag is niet wie de leverancier is, maar wie beslist als er iets verandert. Dat is een ander lijstje en het wordt zelden expliciet gemaakt.

Dat laatste punt is het belangrijkste: bij een weersafhankelijk onderdeel spreek je niet alleen af wie beslist, maar ook wannéér. "We kijken hoe het loopt" betekent dat er om vijf uur nog niemand iets heeft besloten terwijl de opbouw om vier uur had moeten beginnen.

Eén gedeeld draaiboek, niet vijf

Elke leverancier heeft zijn eigen planning, en die planningen spreken elkaar op detailniveau altijd ergens tegen. De cateraar rekent op een zaal die om vier uur leeg is; de technicus bouwt tot half vijf op.

Zet daarom één tijdlijn op die iedereen krijgt, met alle partijen erin. Niet als bijlage bij een mail, maar als de versie waar iedereen naar kijkt. De conflicten die je dan ziet — twee partijen die dezelfde ruimte op hetzelfde moment nodig hebben — zijn precies de conflicten die anders op de dag zelf ontstaan.

Het uur voor aanvang

De meeste problemen ontstaan niet tijdens het event maar in het laatste uur ervoor: iets is niet geleverd, iemand staat in de file, de zaal is nog niet klaar.

Plan daarom een vast moment, bijvoorbeeld negentig minuten voor aanvang, waarop iedereen kort samenkomt. Vijf minuten, staand. Wat is klaar, wat niet, wie heeft iets nodig.

Dat kwartiertje kost je niets en het verplaatst problemen van "tijdens het event" naar "voor het event" — waar ze nog oplosbaar zijn.

Zet één contactpersoon per partij vast

Bij grotere leveranciers spreek je bij de offerte met een accountmanager en op de dag zelf met iemand die je nog nooit hebt gezien. Dat is normaal, en het gaat mis op één punt: de afspraken die je maakte, zaten in het hoofd van de eerste persoon.

Vraag daarom bij elke leverancier twee dingen: wie staat er op de dag zelf, en heeft die persoon het draaiboek gelezen? Het antwoord op de tweede vraag is verrassend vaak nee.

Een korte mail aan die persoon, twee dagen vooraf, met alleen de regels die hém aangaan, lost meer op dan een volledig draaiboek dat niemand opent.

Leg vast wat er misging

Na afloop is iedereen moe en gaat iedereen naar huis. Toch is dat het enige moment waarop je precies weet wat er niet goed liep.

Vijf regels in het draaiboek, direct na afloop. De volgende keer dat je met dezelfde leveranciers werkt, begin je daar — en dan ben je de enige partij die zich herinnert wat er vorige keer aan de hand was.