De rij bij de incheck is een ontwerpprobleem

Het programma begint om half tien. Om kwart over negen staat er een rij tot buiten, en de eerste indruk van je event is een wachtende menigte met jassen over de arm.

Dat is zelden een personeelsprobleem. Het is bijna altijd een rekenprobleem dat niemand heeft gemaakt.

De som die niemand maakt

Bij een event met tweehonderd deelnemers en een aanvang om half tien komt het merendeel tussen negen uur en kwart over negen binnen. Dat zijn ongeveer honderdveertig mensen in vijftien minuten.

Kost het inchecken van één persoon dertig seconden, dan kan één balie er dertig per kwartier doen. Je hebt er dus bijna vijf nodig om die piek weg te werken — niet twee, wat de gebruikelijke bezetting is.

Dertig seconden klinkt als weinig. Naam zoeken, badge zoeken, badge overhandigen, vraag beantwoorden: het is eerder aan de krappe kant.

Drie manieren om het korter te maken

Sorteer je badges niet alfabetisch op één tafel. Verdeel ze op letterblokken over meerdere balies, met een bordje erboven. Mensen sorteren zichzelf dan al voordat ze aankomen, en niemand zoekt in dezelfde bak.

Gebruik een QR-code in de bevestigingsmail. Scannen duurt vijf seconden in plaats van dertig. Het grootste deel van de tijdwinst zit niet in het scannen zelf maar in het wegvallen van het zoeken.

Laat mensen hun badge zelf pakken. Bij events waar de deelnemers elkaar kennen, werkt een tafel met alfabetisch uitgelegde badges en één medewerker die helpt beter dan drie medewerkers die uitdelen.

De echte vertraging zit niet bij het inchecken

Kijk bij een rij eens waar mensen blijven staan nadat ze hun badge hebben. Meestal niet bij de balie, maar tien meter verderop: bij de garderobe, bij de koffie, of bij het bord met het programma.

Die opstopping duwt terug tot in de incheckrij. Meer incheckbalies lossen dat niet op. Wat wel werkt: de garderobe vóór de incheck zetten, de koffie ruim uit de looproute halen, en zorgen dat er na de balie ergens heen te lopen valt.

Plan voor de laatkomers

Elke incheck is ingericht op de piek en vergeten wordt de staart: de mensen die een half uur na aanvang binnenkomen omdat de trein vertraagd was.

Zonder voorziening lopen die de zaal in terwijl de eerste spreker bezig is, zoeken ze hun badge op een verlaten tafel, en storen ze precies op het verkeerde moment.

Houd daarom één bemande plek aan tot een half uur na aanvang, en leg de resterende badges alfabetisch klaar op een tafel bij de ingang. Dat is vijftien minuten extra bezetting en het scheelt je de onrust die anders de hele opening doortrekt.

Wat je wint met vooraf inchecken

Als je deelnemers vooraf hun gegevens laat bevestigen — en hun badge digitaal krijgen — wordt de balie een controlepunt in plaats van een verwerkingspunt.

Dat verandert de hele ochtend. De piek is dan geen probleem meer maar een stroom, en je personeel kan doen waar het voor staat: mensen welkom heten in plaats van door een lijst bladeren.