Waarom je cateringaantallen altijd net niet kloppen

De klant zegt honderd. Je koopt in voor honderd. Er komen zevenentachtig mensen, en er blijven dertien porties over die niemand betaalt behalve jij.

Of het omgekeerde: er komen honderdvijf, de laatste tien krijgen een kleinere portie, en de avond eindigt met een klant die vraagt hoe dit kon gebeuren.

Beide problemen komen uit dezelfde bron: het aantal waarop je inkoopt is een schatting die niemand expliciet als schatting heeft benoemd.

Drie getallen die door elkaar lopen

In elk eventgesprek circuleren drie verschillende aantallen, en de meeste misverstanden ontstaan doordat ze niet uit elkaar worden gehouden.

Het verwachte aantal is wat de klant denkt dat er komt. Het staat in de aanvraag en het is bijna altijd optimistisch.

Het gegarandeerde aantal is wat de klant hoe dan ook betaalt, ook als er minder komen. Dit is het enige getal dat er financieel toe doet.

Het werkelijke aantal weet je pas op de avond zelf.

Een offerte die alleen het eerste getal noemt, verplaatst het hele risico naar jou zonder dat iemand dat heeft besloten.

Leg het gegarandeerde aantal vast

De branchestandaard is helder en wordt zelden betwist als je hem vooraf noemt:

Vijf werkdagen is geen willekeurige termijn: het is ongeveer wat een keuken nodig heeft om in te kopen zonder tegen spoedtoeslagen aan te lopen.

Het verschil tussen aanmeldingen en gasten

Bij besloten events — een personeelsfeest, een bruiloft — is het aantal redelijk voorspelbaar. Bij events met open inschrijving is dat totaal anders: daar komt zelden meer dan tachtig procent van de aanmeldingen opdagen, en bij gratis events vaak minder.

Als je klant het aantal baseert op aanmeldingen, zeg dan hardop dat dit niet hetzelfde is als het aantal gasten. Veel organisatoren weten dit niet, en ze zijn je dankbaar als je het uitlegt vóórdat het misgaat in plaats van erna.

Dieetwensen horen bij het aantal

Het aantal is één ding, de samenstelling een ander. Bij een groep van honderd zijn er tegenwoordig al snel vijftien tot twintig afwijkende wensen: vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, allergieën, religieuze voorschriften.

Die wensen twee dagen van tevoren krijgen is een probleem; ze bij het definitieve aantal krijgen is routine. Vraag ze daarom in dezelfde uitvraag, niet in een aparte mail later.

En spreek af wat er gebeurt met wensen die daarna nog binnenkomen. Een vegetarische portie extra is bijna altijd te regelen; een glutenvrij menu voor drie personen op de ochtend zelf meestal niet. Wie dat vooraf zegt, voorkomt het gesprek waarin een gast zonder eten zit en niemand weet wie daar verantwoordelijk voor was.

Wat je met de overschotten doet

Elke locatie houdt over. Het verschil zit in of dat is ingecalculeerd of niet.

Reken een paar procent overschot gewoon in je arrangementsprijs — het is een reële kostenpost, net als breuk en personeel. Wie dat niet doet, prijst structureel te laag en dekt het verschil uit de marge zonder het te zien.

En maak een afspraak over wat er met het overschot gebeurt. Personeel dat mee-eet, een voedselbank die ophaalt, of gasten die het mee naar huis nemen: alles is beter dan weggooien, en het is een gesprek dat je één keer voert en daarna nooit meer.